Wenn du dich als Pferde-Physiotherapeutin, Pferdeosteopathin oder Tierheilpraktikerin selbständig machen willst, musst du viele organisatorische und (steuer-)rechtliche Punkte klären, bevor es richtig losgehen kann. Die Ausbildung abschließen und loslegen – ganz so einfach ist es leider nicht. Damit dir dein Start in die Selbständigkeit gelingt, gebe ich dir hier einen Leitfaden zur Existenzgründung als Pferdetherapeutin an die Hand.

Existenzgründung für Pferdetherapeuten: Welche ist die richtige Rechtsform?

Die erste Frage, die sich bei der Existenzgründung für Pferdetherapeuten stellt ist die, unter welcher Rechtsform dein Betrieb laufen soll. Bei Pferdetherapeuten ist diese Frage meistens recht einfach zu beantworten: Da du in der Regel als Einzelkämpferin unterwegs bist, ist wahrscheinlich das Einzelunternehmen die einfachste und unbürokratischste Wahl für dich. Ein Einzelunternehmen ist schnell und einfach zu gründen – du brauchst kein Stammkapital, keinen Notar oder ähnliches, sondern füllst einfach deine Gewerbeanmeldung aus und fertig.

Als Einzelunternehmerin führst du deine Geschäfte allein und haftest vollständig persönlich und mit deinem gesamten privaten Vermögen für alles, was im Rahmen deiner Geschäftstätigkeit passiert. Klingt gruselig? Keine Panik, sofern du keinen Schmu betreibst, hast du nichts zu befürchten. Für Schäden, die im Zusammenhang deiner Tätigkeit am Pferd auftreten können, solltest du jedoch eine Betriebshaftpflichtversicherung abschließen, damit es im Haftungsfall nicht an dein privates Vermögen geht.

Sind Pferdetherapeuten Freiberufler oder Gewerbetreibende?

Bei Selbständigen wird nach dem deutschen Steuerrecht zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden unterschieden. Freiberufler stellen keine Waren her und verkaufen auch keine Waren. Zu Freiberuflern zählen unter anderem Berufsgruppen wie Ärzte, Tierärzte, Physiotherapeuten oder Heilpraktiker. Tierheilpraktiker und Tierphysiotherapeuten jedoch zählen nicht zu den Freiberuflern (manche Dinge muss man nicht verstehen!), sondern werden steuerrechtlich als Gewerbebetrieb betrachtet. Du musst für deine Tätigkeit also ein Gewerbe anmelden.

Das ist jedoch schnell und unkompliziert erledigt. Erkundige dich einfach bei deiner Gemeinde, in der du wohnst, nach einer Gewerbeanmeldung. Bei manchen Gemeinden kannst du die Gewerbeanmeldung auch ganz einfach online durchführen: Formular herunterladen, ausfüllen und an die Gemeinde schicken. Fertig. Das kostet dich nur ein paar Minuten Zeit plus eine geringe Gebühr von ca. 20 € (je nach Gemeinde).

Die Gemeinde informiert automatisch das Finanzamt über deine Gewerbeanmeldung. Das Finanzamt sendet dir dann einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu, in dem du Angaben über deine ausgeübte Tätigkeit und deine erwarteten Einnahmen machen musst. Als Gewerbetreibende unterliegst du (anders als Freiberufler) der Gewerbesteuerpflicht. Da die Gewerbesteuer allerdings erst bei einem Gewinn (nicht Umsatz!) von 24.500 € im Jahr fällig wird, wirst du wahrscheinlich – zumindest in der Anfangszeit deiner Selbständigkeit als Pferdetherapeutin – keine Gewerbesteuer zahlen müssen.

Kleinunternehmerregelung

Am Anfang deiner Selbständigkeit als Pferdetherapeutin ist für dich vielleicht die Kleinunternehmerregelung interessant. Du giltst steuerrechtlich als Kleinunternehmerin gelten, wenn dein Jahresumsatz maximal 22.000 € beträgt. Wenn dein Jahresumsatz in den Folgejahren steigt, kannst du so lange Kleinunternehmerin bleiben wie dein Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 22.000 € betrug und im laufenden Jahr nicht höher als 50.000 € sein wird. Klingt kompliziert? Ich habe das Ganze mal an einem fiktiven Beispiel veranschaulicht:

• Jahresumsatz im 1. Jahr: 15.000 € = Kleinunternehmer
• Jahresumsatz im 2. Jahr: 21.000 € = Kleinunternehmer
• Jahresumsatz im 3. Jahr: 25.000 € = Kleinunternehmer (weil dein Umsatz im Vorjahr noch unter 22.000 € lag)
• Jahresumsatz im 4. Jahr: 27.000 € = Kein Kleinunternehmer mehr, weil du zwei Jahre in Folge einen Jahresumsatz von über 22.000 € hattest

Ein anderes Beispiel:

• Jahresumsatz im 1. Jahr: 15.000 € = Kleinunternehmer
• Jahresumsatz im 2. Jahr: 60.000 € = kein Kleinunternehmer mehr (auch wenn du im Vorjahr unter 22.000 € Jahresumsatz gelegen hast, aber im laufenden Jahr liegst du bereits über 50.000 € und das ist hier ausschlaggebend)

Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmerin bist du nicht umsatzsteuerpflichtig. Das heißt, du schlägst auf deine Preise keine Mehrwertsteuer auf. Wenn du 100,- € für eine Pferdebehandlung nimmst, bleibt von diesen 100,- € tatsächlich jeder Euro für dich – du zahlst darauf später nur die Einkommensteuer, führst aber nicht 19% in Form von Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Als Kleinunternehmerin kannst du auch keine Vorsteuer geltend machen. Damit ist gemeint, dass du dir die Mehrwertsteuer deiner Betriebsausgaben vom Finanzamt zurückholst. Bei allen Betriebsausgaben zahlst du schließlich Mehrwertsteuer. Diese könntest du beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen, wenn du umsatzsteuerpflichtig wärst. Nicht jedoch als Kleinunternehmer.

Du führst keine eingenommene Mehrwertsteuer an das Finanzamt ab und bekommst auch keine gezahlte Mehrwertsteuer vom Finanzamt zurück. Ein Rechenbeispiel findest du im nächsten Absatz.

Umsatzsteuerpflicht

Wenn du nicht oder nicht mehr unter die Kleinunternehmerregelung fällst, bist du umsatzsteuerpflichtig. Dann müsstest du von 100,- € Umsatz für eine Pferdebehandlung die gesetzliche Mehrwertsteuer von 19% an das Finanzamt abführen und es bleiben nur 84,03 € effektiv für dich übrig.

Alternativ schlägst du die Mehrwertsteuer auf deine Preise drauf und berechnest an deine Kunden für eine Behandlung nicht 100,- €, sondern 119,- € (100 € + 19%). Dann führst du 19,- € an das Finanzamt ab und behältst 100,- € Umsatz ein.

Wenn du Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlst, bist du auch zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Bei all deinen Betriebsausgaben zahlst du im Endeffekt also nur den Nettobetrag. Wenn du Akupunkturnadeln für 119,- € kaufst, zahlst du effektiv nur 100,- € und bekommst den Rest vom Finanzamt zurück, bzw. er wird mit deiner abzuführenden Umsatzsteuer verrechnet.

Hast du beispielsweise 1.000 € Umsatzsteuer von deinen Kunden eingenommen und 500,- € Vorsteuer bezahlt, musst du 1000 – 500 = 500 € an das Finanzamt abführen. Solltest du mal eine größere Investition tätigen (z.B. einen Firmenwagen kaufen), kann es sogar sein, dass du Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet bekommst. Nimmst du 1.000 € Umsatzsteuer ein, zahlst aber durch die größere Investition insgesamt 5.000 € Vorsteuer, würdest du 4.000 € vom Finanzamt ausgezahlt bekommen.

Wenn du die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung überschreitest, hast du keine Wahl und wirst umsatzsteuerpflichtig. Das musst du dann entsprechend in den Preisen berücksichtigen, die du an deine Kunden berechnest. Alternativ hast du die Möglichkeit, von Anfang an auch als Kleinunternehmerin freiwillig die Umsatzsteuerpflicht in Anspruch zu nehmen. Das hat den Vorteil, dass du nicht nach einiger Zeit, wenn deine Jahresumsätze die Grenze der Kleinunternehmerregelung überschreiten, plötzlic

Wenn du umsatzsteuerpflichtig wirst oder dich freiwillig für die Umsatzsteuerpflicht entscheidest, musst du beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-ID beantragen. Das kannst du formlos telefonisch, per E-Mail oder Post erledigen.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt senden. Umsatzsteuervoranmeldungen sind mit einem Buchhaltungsprogramm wie Lexoffice ganz einfach und schnell per Mausklick erledigt. Das ist kein Hexenwerk. Du brauchst dafür kein Studium in BWL und keine Steuerberater-Ausbildung.

Noch ein weiterer Tipp, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist: Damit dir von Anfang an bewusst ist, dass von deinen Einnahmen nicht alles für dich ist, sondern fast 1/5 davon als Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden müssen, solltest du diesen Teil deiner Einnahmen direkt auf ein separates Konto schieben. So läufst du nicht Gefahr, dieses Geld, welches ja gar nicht dir gehört, für dich zu nutzen oder auszugeben. Auf einem separaten Umsatzsteuer-Konto ist es sicher, bis die Zahlung an das Finanzamt fällig ist. Das geht übrigens ganz leicht mit einem Geschäftskonto von Kontist.

Existenzgründung für Pferdetherapeuten: Haupt- oder nebenberuflich?

Eine Frage, die sich vermutlich viele angehende Pferdetherapeutinnen stellen: Wirst du die Pferdetherapie haupt- oder nebenberuflich ausüben? Je nachdem, welche der beiden Optionen du wählst, musst du ein paar versicherungstechnische Punkte beachten.

Nebenberuflich selbständig als Pferdetherapeutin

Der Vorteil der nebenberuflichen Selbständigkeit ist, dass du einerseits weiterhin dein geregeltes Einkommen hast und abgesichert bist, was Kranken- und Pflegeversicherung, Arbeitslosen- und Rentenversicherung betrifft. Denn diese sind weiterhin zu 100% durch dein Anstellungsverhältnis abgedeckt. Deine Einnahmen durch die Pferdetherapie sind dann ein schönes Zubrot, welches du aber natürlich in deiner Einkommensteuererklärung angeben musst.

Nebentätigkeiten müssen jedoch häufig dem Arbeitgeber mitgeteilt werden. Bitte prüfe hierzu deinen Arbeitsvertrag. Manche Arbeitgeber erlauben eine Nebentätigkeit nur in einem gewissen Umfang von wenigen Stunden pro Woche, andere Arbeitgeber untersagen Nebentätigkeiten gänzlich.

Hauptberuflich selbständig als Pferdetherapeutin

Wenn du dich als Pferdetherapeutin hauptberuflich selbständig machst, kannst du deine ganze Zeit und Energie in diese Tätigkeit stecken. Allerdings hast du in einer hauptberuflichen Selbständigkeit auch kein festes, regelmäßiges Einkommen. Außerdem musst du dich um deine Sozialversicherung und Altersvorsorge gänzlich selbst kümmern. Dazu mehr im folgenden Abschnitt zur Sozialversicherung.

Sozialversicherung für selbständige Pferdetherapeuten

Kranken- und Pflegeversicherung

Wenn du die Pferdetherapie nebenberuflich ausführst und noch eine Festanstellung hast, musst du dich um deine Kranken- und Pflegeversicherung nicht kümmern. Du bist weiterhin über dein Anstellungsverhältnis versichert.

Wenn du die Pferdetherapie hauptberuflich selbständig betreibst, hast du verschiedene Möglichkeiten:

A) Du versicherst dich freiwillig gesetzlich

Dann meldest du dich selbst bei einer gesetzlichen Krankenkasse deiner Wahl an. Deine Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung bemessen sich am Einkommen. Dieses ist bei Selbständigen natürlich schwankend und nicht immer zu 100% planbar. Daher wird dich die Krankenversicherung zu Beginn deines Versicherungsverhältnisses zu deinen geplanten Einkünften befragen. Du gibst eine Schätzung an, mit welchen Einnahmen du in den nächsten 12 Monaten rechnest. Auf Basis deiner Schätzung wird die Krankenkasse deinen (vorläufigen) Beitrag berechnen. Diesen zahlst du dann monatlich an die Krankenkasse.Sobald dir der Steuerbescheid für das jeweilige Jahr vorliegt, legst du diesen der Krankenkasse vor, denn daraus gehen deine tatsächlichen Einkünfte des Versicherungszeitraums hervor. Aus diesen berechnet die Krankenkasse dann rückwirkend deinen tatsächlichen Beitrag, den du im Versicherungszeitraum hättest zahlen müssen. Wenn dieser höher ist als der Beitrag, den du monatlich gezahlt hast, kann eine (unter Umständen auch sehr hohe) Nachzahlung auf dich zukommen. Wenn du zu viel gezahlt hast, bekommst du eine Erstattung. Deinen Krankenkassenbeitrag kannst du z.B. im Beitragsrechner für Selbständige von der Techniker Krankenkasse auf Basis deines monatlichen Einkommens durchkalkulieren.

B) Du versicherst dich privat

Vorteil: Deine Beiträge in der privaten Krankenversicherung hängen nicht von deinem Einkommen ab. Egal, wie viel du verdienst, du zahlst immer denselben Beitrag. Das kann vorteilhaft sein, wenn du ein sehr hohes Einkommen hast. Bei einem geringeren Einkommen, wie z.B. zu Beginn der Selbständigkeit, ist das jedoch meistens nachteilig, da die gesetzliche Krankenkasse bei einem geringen Einkommen günstiger ist als die private. Der Beitrag für eine private Krankenversicherung richtet sich nach deinem Alter und Gesundheitszustand. Bei Vorerkrankungen sind deine Beiträge höher als wenn du immer kerngesund warst. Je nach Schwere der Vorerkrankungen nimmt dich die private Krankenversicherung vielleicht gar nicht mehr auf.

In beiden Fällen musst du entscheiden, ob du dich für den Krankheitsfall absichern willst. Arbeitnehmern wird im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen lang das volle Gehalt weitergezahlt. Anschließend gibt es Krankengeld von der Krankenkasse. Wenn du selbständig bist, bekommst du nichts davon. Wenn du krank bist, bist du krank und bekommst auch kein Geld. Es sei denn, du schließt bei deiner Krankenkasse extra eine Versicherung für ein Krankentagegeld ab. Dann würdest du von der Krankenkasse pro Krankheitstag eine bestimmte Summe ausgezahlt bekommen. Informiere dich hierzu direkt bei deiner Krankenkasse.

Arbeitslosenversicherung

Anders als Arbeitnehmer sind hauptberuflich Selbständige nicht gegen Arbeitslosigkeit versichert. Solltest du deine Pferdetherapie eines Tages aufgeben und dich arbeitssuchend melden wollen, hast du keinen Anspruch auf Arbeitslosengeld. Es sei denn, du zahlst während deiner Selbständigkeit freiwillig in die Arbeitslosenversicherung ein. Ob das für dich Sinn macht, musst du individuell für dich abwägen.

Rentenversicherung

Bei der Rentenversicherung gilt dasselbe wie bei der Kranken-/Pflege- und Arbeitslosenversicherung: Wenn du hauptberuflich selbständig bist, bist du nicht verpflichtet, in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen. Du kannst das freiwillig tun – ob das sinnvoll ist, steht auf einem anderen Blatt Papier. Schließlich wissen wir alle, dass es fraglich ist, ob von der Rente in 30 Jahren überhaupt noch etwas übrig sein wird. Die sicherere Variante für dich ist in jedem Fall: Sorge privat vor!

Berufshaftpflichtversicherung für Pferdetherapeuten

Als Pferdetherapeutin trägst du eine große Verantwortung gegenüber einem Lebewesen. Deine Tätigkeit am Pferd solltest du zwingend durch eine Berufshaftpflichtversicherung absichern. Diese greift nicht nur bei Behandlungsschäden am Tier, sondern bei jeglicher Art von Schaden, die in Zusammenhang mit deiner Berufstätigkeit passieren kann – also auch, wenn du auf der Stallgasse bei einem Kunden aus Versehen etwas kaputt machst.

Falls du Behandlungsmethoden wie Dry Needling, Akupunktur, Lasertherapie, Blutegelbehandlungen o.ä. anbietest, achte unbedingt darauf, dass diese in der Berufshaftpflichtversicherung mit abgedeckt sind. Ich empfehle dir www.fischerversichert.de, die sich auf Versicherungen explizit auf Pferdedienstleister (Therapeuten, Hufbearbeiter, Trainer etc.) spezialisiert haben.

Hast du keine Berufshaftpflichtversicherung , haftest du als Einzelunternehmerin im Schadensfall mit deinem privaten Vermögen.

Anfangsinvestitionen: Arbeitsmaterial und Firmenwagen

Bevor du loslegst, legst du dir natürlich alles an Material zu, was du für deine Arbeit benötigst: Arbeitskleidung (Stahlkappenschuhe!), Akupunkturnadeln, Tapes,… Naja, alles, was du brauchst eben. ? Denke daran: Alle Rechnungen und Kassenbons für dein Arbeitsmaterial aufheben, denn das ist eine Betriebsausgabe, die du in deiner Buchhaltung erfasst und bei deiner Einkommensteuererklärung angegeben wird.

Interessant wird es meistens bei dem Thema Auto: Als Pferdetherapeutin fährst du wahrscheinlich zu deinen Kunden hin und brauchst dafür ein Auto. Nutzt du deinen Privatwagen? Kaufst du ein Auto als Firmenwagen?

Wenn du deinen privaten PKW nutzt, um zu Pferdebehandlungen zu fahren, solltest du ein Fahrtenbuch führen. Die Kilometer, die du aus betrieblichen Gründen fährst, kannst du in der Einkommensteuererklärung als Betriebsausgabe absetzen. Ein Fahrtenbuch zu führen ist jedoch sehr aufwendig. Das Finanzamt verlangt, dass ein Fahrtenbuch lückenlos geführt werden muss. Du musst JEDE Fahrt eintragen. Wann bist du von wo nach wo gefahren und warum, wie viele km hast du zurückgelegt. Wenn du den Eintrag im Fahrtenbuch mal vergisst und am Ende des Jahres Lücken in deinem Fahrtenbuch auftauchen, gerätst du beim Finanzamt in Erklärungsnot. Für Fahrtenbücher gibt es auch elektronische Lösungen, die dir den Schreibaufwand abnehmen und nicht so fehleranfällig sind wie ein händisch geführtes Fahrtenbuch.

Wenn dein Auto ein Firmenwagen ist – also deinem Betrieb gehört – und du ihn auch für private Fahrten nutzt, hast du zwei Möglichkeiten: Entweder du führst (wie im Fall oben) ein Fahrtenbuch. Oder du nutzt die 1% Regelung. Dann werden dir für die private Nutzung des Firmen-PKWs monatlich 1% vom Listenpreis des Autos als fiktives Einkommen angerechnet, das du versteuern musst.

Ein Rechenbeispiel: Wenn der Listenpreis deines Autos 30.000 € beträgt, würde das Finanzamt so tun als hättest du (zusätzlich zu deinen tatsächlichen Einnahmen) ein monatliches Einkommen von 300 € (= 1% von 30.000 €). Das macht aufs Jahr gerechnet 3.600 € Einkommen, das gar nicht tatsächlich in Form von Geld zu dir fließt, welches du aber versteuern musst. Vom Aufwand her ist diese Lösung jedoch die praktischere, da die Fahrtenbuchpflicht entfällt. Am besten lässt du dich zum Thema Auto von einem Steuerberater beraten.

Angebot definieren und Preise kalkulieren

Bevor du als Pferdetherapeutin richtig loslegst, solltest du definieren, was du anbietest und welche Leistungen dein Angebot im Detail umfassen. „Physiotherapie für Pferde“ ist zu ungenau.

Was für Leistungen bietest du genau an? Spätestens, wenn dich mal jemand fragt „bietest du auch XYZ an“ und du hast dir dazu noch nie Gedanken gemacht, kommst du ins Rudern. Ein Beispiel aus meiner Pferde-Physio-Zeit: Ich habe Dry Needling immer im Rahmen einer kompletten Erst- oder Folgebehandlung angewendet.

Irgendwann wurde ich mal gefragt „Bietest du eigentlich auch Dry Needling separat an?“ Ähm… dazu hatte ich mir nie etwas überlegt und bin dann ins Straucheln gekommen „Äh, ja, also, hm, normalerweise… das hängt davon ab… müssen wir individuell gucken“.

Wenn man anfängt mit „müssen wir individuell gucken“ und sich dann bei jedem Kunden eine Lösung aus dem Ärmel schüttelt, hängt man sich einen unnötigen Klotz Arbeit ans Bein. Außerdem sind deine Leistungen und Preise dann irgendwann auch für deine Kunden undurchsichtig und nicht mehr nachvollziehbar.

Lege am Anfang fest, was du anbietest – und auch, was du nicht anbietest! Konzentriere dich auf einige wenige Angebote/Pakete. Diese kannst und wirst du mit der Zeit anpassen und erweitern, denn du wächst mit deinen Aufgaben und dein Business wächst mit dir.

Nachdem du festgelegt hast, was du genau anbietest, geht es an die Preiskalkulation. Da dies allein schon so komplex ist, habe ich dazu einen eigenen Blogartikel zum Thema Preiskalkulation geschrieben.

Verkaufsprozess gestalten

Genauso wie deine Angebotsdefinition und Preiskalkulation solltest du auch genau festlegen, wie dein Prozess von der Terminvereinbarung über die Behandlung und Abrechnung bis zum Kundenfeedback abläuft. Was für einzelne Schritte liegen dazwischen? Was ist was wie zu tun? Was läuft automatisch?

• Wie erfolgt die Kontaktaufnahme des Kunden zu dir? Telefonisch? Per E-Mail? Per Kontaktformular auf deiner Internetseite? Per WhatsApp? …? Wenn digital schriftlich: Erhalten sie direkt eine automatische Antwort, z.B. mit der Info, dass du dich innerhalb von Zeitraum X zurückmeldest?
• Wie läuft die Terminvereinbarung ab? Macht ihr schriftlichen E-Mail- oder WhatsApp-Ping-Pong? Klärt ihr das telefonisch? Kann der Kunde bei dir über ein Kalenderbuchungstool auf deiner Website einen Termin buchen?
• Bekommt er nach der Terminvereinbarung eine Bestätigung? Wenn ja, wie? Versendest du die händisch per E-Mail? Läuft das automatisch? Was steht da drin? Wie lauten deine Stornierungsbedingungen? Wichtige Infos zum Ablauf des Behandlungstermins? Eine Aufzählung von Punkten, die der Pferdebesitzer vor der Behandlung zu beachten hat?
• Wie läuft die Zahlungsabwicklung? Zahlt der Kunde vor dem Termin (Vorauskasse per Überweisung? PayPal?), beim Termin (bar? Mit Karte?) oder nach dem Termin (Überweisung? PayPal?)? Wie schreibst du die Rechnung? Händisch? Mit einem Buchhaltungsprogramm? Wie und wann sendest du dem Kunden die Rechnung oder Quittung? Per E-Mail? Per Post? Bringst du sie zum Termin mit? Schreibst du die Rechnung/Quittung nur für deine Buchhaltung? Bekommt der Kunde nur auf Wunsch einen Beleg?
• Wie wickelst du die Anamnese ab? Machst du das mündlich mit dem Pferdebesitzer beim Termin? Schreibst du dir alles handschriftlich auf? Oder digital? Oder erleichterst du dir die Arbeit und lässt den Pferdebesitzer schon vorab selbst die wichtigsten Daten zum Pferd an dich schicken, z.B. mit einem Anamnese-Formular, das er auf deiner Website ausfüllen kann? (So etwas programmiere ich dir gern – kontaktiere mich einfach für ein unverbindliches Vorgespräch).
• Wo und wie speicherst du die Kundendaten? Das gehört zwingend in deine Datenschutzerklärung! Diese muss der Kunde einsehen können.
• Machst du bei der Behandlung Fotos und Videos von dem Pferd (z.B. zur Dokumentation der Ganganalyse und des Exterieurs)? Wo und wie lässt du dir dafür die Einverständniserklärung des Besitzers geben?
• Kriegt der Kunde einen Bericht? Wann? Sofort? Später? In welcher Form? Handschriftlich? Digital? Per E-Mail? Wie umfangreich ist der Bericht? Sind es Stichpunkte? Oder ein ausformulierter Fließtext? Was schriebst du alles in den Bericht? Was steht da drin?
• Wie kriegt der Besitzer die Hausaufgaben (Übungen), die er mit seinem Pferd machen soll? Zeigst du sie ihm nur einmal in der Hoffnung, dass er sich alles merken kann und es alleine richtig ausführt? Schreibst du es ihm auf? Wenn ja, wo? Handschriftlich auf einen Zettel? In den Behandlungsbericht, den du vielleicht im Nachgang per E-Mail versendest? Hast du vielleicht vorgefertigte Materialien mit Hausaufgaben/Übungen, die du immer an die Pferdebesitzer aushändigen kannst? Wenn ja, in welcher Form? Gedruckte Zettel? Einlaminiert? Karten? Versendest du PDFs? Oder Videos?
• Wo und wie lässt du dir Kundenfeedback geben? Wann bittest du den Kunden danach? Mündlich am Ende der Behandlung? Beim Versenden der Rechnung? Beim Versenden des Behandlungsberichts? Wo soll der Kunde Feedback geben? Auf Google? Bei facebook? Dir eine WhatsApp schicken? Ein Formular über deine Website ausfüllen? Darfst du das Feedback, das du per WhatsApp, E-Mail oder ein Formular erhältst, veröffentlichen? Wenn ja, mit Name des Kunden oder ohne?

AGB

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) regeln alle Geschäftsbeziehungen mit deinen Kunden. Du kannst darin Bestimmungen zu Terminabläufen, Zahlungsbedingungen, Stornierungsbedingungen etc. festlegen. Es ist keine Pflicht, AGB zu haben, aber sie können dir und deinen Kunden die Zusammenarbeit wesentlich erleichtern. Wichtige Punkte werden darin transparent für alle Seiten festgelegt, z.B. bis wann Termine kostenfrei abgesagt werden können, welcher Betrag bei verspäteter Absage fällig wird etc. Das vermeidet im Zweifel Streitereien.

Ich bin keine Juristin und gebe auf diesem Blog keine Rechtsberatung, daher solltest du dich zur Erstellung deiner AGB an einen Anwalt wenden. Bitte vermeide in jedem Fall, einfach AGB von anderen Pferdetherapeuten zu kopieren. Das wäre eine Urheberrechtsverletzung, für die du abgemahnt werden kannst.

Buchhaltung

Dass du über deine Einnahmen ordnungsgemäß Buch führen musst, brauche ich dir wahrscheinlich nicht sagen. Solange dein Jahresgewinn unter 60.000 € liegt, bist du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und musst keine Bilanz aufstellen. Eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) reicht dann aus.

In der EÜR werden deine Einnahmen und deine Betriebsausgaben gegenübergestellt und daraus der Gewinn ermittelt. Das kannst du alles ganz wunderbar einfach auch ohne große Buchhaltungskenntnisse mit einem Buchhaltungsprogramm wie Lexoffice machen. Die Arbeit mit einem solchen Programm würde ich dir auch wärmstens empfehlen. Fang nicht an, selbst irgendwelche Listen in Excel zu führen, denn diese halten einer Prüfung durch das Finanzamt wahrscheinlich nicht stand. Mit Lexoffice bist auf der sicheren Seite.

Und nicht vergessen: Kunden gewinnen

Über all den rechtlichen, steuerlichen und organisatorischen Fragen darfst du natürlich auch nicht vergessen, dich um den wichtigsten Punkt deiner Selbständigkeit zu kümmern: Wie gewinnst du Kunden? Pferdephysiotherapeuten, Pferdeosteopathen und Tierheilpraktiker sind in den letzten 10 Jahren wie Pilze aus dem Boden geschossen. Daher hat es jeder, der sich jetzt als Pferdetherapeutin selbständig macht, nicht mehr ganz so leicht wie früher, an Kunden zu kommen. Dafür braucht es heutzutage eine Strategie und zumindest Grundlagen Know-how im Marketing.