Preiskalkulation im Pferdebusiness: So kalkulierst du deine Preise in 7 Schritten

Sinnvolle Preiskalkulation im Pferdebusiness ist unerlässlich. Um sicherzustellen, dass du wirtschaftlich arbeitest und von deiner Arbeit tatsächlich leben kannst, solltest du deine Preise nicht aus dem Bauch heraus beziffern, sondern gründlich kalkulieren. Die Grundlage deiner Kalkulation sind deine Kosten – und zwar deine privaten sowie deine betrieblichen Kosten.

Hier habe ich dir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, um die Preise für deine Leistungen festzulegen.

Schritt 1: Kostenaufstellung

Liste zunächst erstmal detailliert auf, welche privaten Kosten und welche Betriebsausgaben du jedes Jahr hast. Schreib wirklich alles auf – jede Kleinigkeit. Nur so bekommst du ein realistisches Bild darüber, welche Kosten du Jahr für Jahr trägst und wie viel Geld du entsprechend erwirtschaften musst, um diese Kosten zu decken.

Private Kosten sind beispielsweise Ausgaben für folgende Kategorien:

• Miete / Wohnen (inkl. Heizen, Strom etc.)
• Sozialversicherung (Kranken-/Pflegeversicherung)
• Weitere private Versicherungen (Privathaftpflicht, Berufsunfähigkeit,…)
• Altersvorsorge
• Lebensmittel
• Gesundheit & Pflege
• Telefon / Internet / Handy
• Haustier / Pferd ?
• Freizeit
• Geschenke
• Urlaub
• …

Wenn du all diese Kosten aufgelistet hast, hast du schon mal einen Anhaltspunkt, wie viel du verdienen musst, um leben zu können und deine Betriebsausgaben zu decken.

Ein Rechenbeispiel:

Wenn du private Kosten in Höhe von 25.000 € pro Jahr hast (das ist für Vollzeit-Selbständige nicht unrealistisch, da du ja deine Sozialversicherung komplett selbst trägst, selbst fürs Alter vorsorgen musst etc.! Und wenn du ein Pferd hast, weißt du, was allein dafür jährlich an Kosten anfallen…) und Betriebsausgaben in Höhe von 10.000 € pro Jahr, dann musst du schon mal mindestens 35.000 € pro Jahr verdienen, um diese Kosten decken zu können.

Hier sind noch keine Steuerzahlungen (Einkommensteuer, evtl. Gewerbesteuer) oder eventuelle Nachzahlungen an die Krankenkasse einkalkuliert.

Schritt 2: Rücklagen für Steuern und Krankenkasse berechnen

Anders als ein Arbeitnehmer führst du als Selbständige deine Einkommensteuer nicht monatlich an das Finanzamt ab, sondern nur einmal Jährlich rückwirkend für das Vorjahr. Das heißt, dass du eine große Summe an Einkommensteuer auf einmal zahlen musst. Das musst du immer im Hinterkopf haben und solltest stets einen Teil deiner Einnahmen immer beiseitelegen (am besten auf ein Extra-Konto), damit du nicht in Versuchung gerätst, Geld auszugeben, das gar nicht dir, sondern dem Finanzamt gehört. Die Höhe deiner jährlichen Einkommensteuer ist individuell und hängt von vielen Faktoren ab (z.B. ob du verheiratet bist oder Kinder hast und ob du Kirchensteuer zahlst).

Du kannst aber online, z.B. mit dem Steuerrechner von Lexoffice deine Einkommensteuer für ein Jahr grob kalkulieren und verschiedene Szenarien durchspielen. Gib einfach mal unterschiedliche Summen für das Einkommen ein und schau, welcher Betrag am Ende bei dir herauskommt.

Du kannst im Voraus nie genau wissen, wie hoch deine Einkommensteuer für ein Jahr sein wird, da du ja auch nie im Voraus genau weißt, wie hoch deine Einnahmen genau sein werden.

Mithilfe des Steuerrechners bekommst du aber ein Gefühl dafür, welche Einkommenssteuerzahlung je nach Einnahmen auf dich zukommt.

Plane lieber großzügigere Rücklagen für die Einkommensteuer ein als zu wenig.

Eventuell musst du sogar – je nach Gewinn, den du in einem Jahr erzielst – Gewerbesteuer zahlen. Auch dafür solltest du eine Rücklage einplanen, wenn dein Gewinn über 24.500 € pro Jahr liegt. Liegt dein Gewinn darunter, musst du keine Gewerbesteuer zahlen.

Neben den Steuerrücklagen solltest du auch eventuelle Nachzahlungen an die Krankenkasse berücksichtigen. Das trifft allerdings nur auf dich zu, wenn du hauptberuflich selbständig und gesetzlich versichert bist. Wenn du noch sozialversicherungspflichtig angestellt oder privat versichert bist, kannst du diesen Punkt überspringen.

Wenn du hauptberuflich selbständig und gesetzlich versichert bist, bemessen sich deine Krankenkassenbeiträge an deinem Einkommen. Die Beiträge werden im Voraus für ein Jahr anhand deiner Schätzung oder auf Basis des Vorjahreseinkommens berechnet.

Verdienst du dann im laufenden Jahr jedoch mehr als angenommen, sind auch deine tatsächlichen Krankenkassenbeiträge höher als deine Vorauszahlung. Du hast also weniger vorausbezahlt als du tatsächlich hättest zahlen müssen. Dann kommt eine Nachzahlung auf dich zu, welche du in deiner Kostenkalkulation berücksichtigen solltest.  

Schritt 3: Jahresumsatzziel bestimmen

Nachdem du nun ausgerechnet hast, welche privaten und betrieblichen Kosten du zu decken hast und wie viel Rücklage für Steuern und Krankenversicherungsbeiträge du berücksichtigen musst, weißt du, wie viel Umsatz du pro Jahr machen musst, nämlich:

Private Kosten
+ betriebliche Kosten
+ Rücklagen für Steuern
+ Rücklagen für eventuelle Nachzahlungen an die Krankenkasse
= Jahresumsatzziel

Schritt 4: Bezahlte Wochenarbeitsstunden abschätzen

Nun schätzt du ab, wie viele bezahlte Arbeitsstunden pro Woche du realistischerweise leisten kannst: Also, wenn du zum Beispiel Pferdetherapeuten bist, wie viele Stunden pro Woche kannst du effektiv am Pferd stehen und behandeln? Sei hier lieber erstmal zu pessimistisch als zu optimistisch. Natürlich ist es möglich, dass du 20 Stunden oder mehr pro Woche Pferde behandelst. Aber: Ist das realistisch? Bedenke, dass gerade die Leistung von Pferdetherapeutinnen nichts ist, was Pferdebesitzer mit einer kontinuierlichen Regelmäßigkeit alle paar Wochen buchen (im Gegensatz z.B. zu einem Hufschmied).

Bei Pferdetherapeuten, dass die Anzahl an Pferden pro Woche schwankt – mal hast du mehr Behandlungen, mal weniger. Du brauchst schon einen großen Kundenstamm, um wirklich kontinuierlich auf 20 bezahlte Arbeitsstunden pro Woche zu kommen. Zumindest am Anfang deiner Selbständigkeit als Pferdetherapeutin werden es wahrscheinlich weniger Wochenstunden sein.

Um das Rechenbeispiel fortzusetzen, gehe ich jetzt mal von durchschnittlich 15 bezahlten Arbeitsstunden pro Woche aus.

Schritt 5: Arbeitswochen pro Jahr abschätzen

Nun schätzt du ab, wie viele Wochen pro Jahr du effektiv arbeiten wirst. Ein Jahr hat 52 Wochen, aber vergiss nicht, dass du auch mal Urlaub machen willst (und solltest!) oder mal krank sein könntest. Zieh von diesen 52 Wochen also ein paar Wochen ab, in denen du nicht arbeiten wirst.

Realistisch ist es, mit ca. 45 Arbeitswochen pro Jahr zu kalkulieren. Diese Anzahl Arbeitswochen nutze ich jetzt für das Rechenbeispiel.

Dann kannst du ausrechnen, wie viele Arbeitsstunden pro Jahr du in Summe leisten wirst: Bei 15 Wochenstunden und 45 Wochen wären das: 45 x 15 = 675 Stunden im Jahr, in denen du Pferde behandeln wirst.

So viele Arbeitsstunden pro Jahr stehen dir also zur Verfügung, um das Jahresumsatzziel (Schritt 3) zu erwirtschaften.

Schritt 6: Stundensatz berechnen

Nun berechnest du deinen Stundensatz. Dafür teilst du dein Jahresumsatzziel durch die Summe der Arbeitsstunden pro Jahr.

Wenn wir von einem Umsatzziel von 45.000 € ausgehen, wären das:

45.000 € / 675 = 66,67 € pro Stunde.

Dieser Stundensatz beinhaltet jedoch noch keine Mehrwertsteuer. Du musst auf deinen Stundensatz also noch 19% draufschlagen – zumindest, wenn du nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegst. In diesem Rechenbeispiel liegen die Umsätze aber ohnehin weit über der Grenze der Kleinunternehmerregelung.

Der Stundensatz, den du an deine Kunden weiterberechnen musst, beträgt also: 66,67 € + 19% Mwst. = 79,33 € pro Stunde inkl. MwSt.

Dein Stundensatz ist die Basis für deine Preiskalkulation im Pferdebusiness.

Schritt 7: Preise für deine Angebote definieren

Nachdem du nun genau ausgerechnet hast, wie hoch dein Stundensatz sein muss, damit du wirtschaftlich arbeiten kannst, kannst du die Preise für deine Angebote festlegen.

Das tust du, indem du die Zeit, die du für eine Leistung brauchst, mit deinem Stundensatz multiplizierst.

Wenn du beispielsweise für eine Erstbehandlung zwei Stunden Zeit einplanst, würde eine Erstbehandlung 2 x 79,33 € = 158,67 € inkl. Mehrwertsteuer kosten.

Als ehemalige Pferdephysiotherapeutin weiß ich jedoch nur zu gut, dass es meistens nicht bei den zwei Stunden bleibt, die man effektiv am Pferd steht. Du hast wahrscheinlich noch weitere Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Behandlung eines Pferdes stehen: Vorbereitung (evtl. in alte Befundberichte einlesen) und Nachbereitung (z.B. Bericht schreiben und an den Besitzer versenden). Um wirklich wirtschaftlich zu arbeiten, müsstest du auch diese Zeit mit in den Behandlungspreis einkalkulieren.

Vergiss außerdem nicht, dass in deinem Stundensatz noch keine Fahrtkosten enthalten sind.

Preiskalkulation im Pferdebusiness: Zusammenfassung

Für die Berechnung deiner Pferdebehandlungspreise gehst du also folgende Rechenschritte durch:

1. Private Kosten + betriebliche Kosten + Rücklage für Einkommens- und Gewerbesteuer + Rücklage für eventuelle Krankenkassennachzahlung = Jahresumsatzziel
2. Wochenstunden x Arbeitswochen pro Jahr = Summe der Arbeitsstunden pro Jahr
3. Jahresumsatzziel / Arbeitsstunden pro Jahr = Stundensatz (exkl. 19% Mwst!)
4. Dauer deiner Leistung x (Stundensatz + 19% MwSt.) = Preis für deine Leistung

Private und betriebliche Kosten solltest du dir möglichst exakt ausrechnen. Mit den Variablen „Wochenstunden“ und „Arbeitswochen pro Jahr“ kannst du ein wenig spielen – je nachdem, von wie viel Wochenstunden und Arbeitswochen du ausgehst, ändert sich dein Stundensatz.

Die Rücklagen für deine Einkommen- und Gewerbesteuer sowie Nachzahlungen an die Krankenkasse hängen von deinem tatsächlichen Jahresumsatz ab. Die genauen Beträge wirst du im Vorfeld nie kennen, da du ja nie im Voraus weißt, wie viel du verdienen wirst. Du kannst hier nur mit verschiedenen Szenarien und Schätzungen arbeiten.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass du die Preise für deine Angebote nicht beliebig festlegst, sondern sauber durchkalkulierst.